ist ein tolles Fest vorbei und ich hatte nicht einmal Zeit an dem Abend Bilder zu machen . Schade eigentlich … Aber vielleicht hat ja jemand Bilder und möchte diese zur Verfügung stellen ??? Was mir an diesem Tag und auch die Tage danach besonders aufgefallen ist : oft weiß der Besucher gar nicht welch ein Aufwand hinter eine Veranstaltung steckt . Das ist jetzt nicht böse gemeint, soll aber mal etwas sensibilisieren bei den Fragen nach : Wieso habt ihr das an dem Tag gemacht, wieso habt ihr dieses nicht oder jenes nicht usw.
Na dann klären wir mal auf.
Es beginnt alles mit der Terminfindung ( egal ob Open Air, Dorftrödel oä.) und da besteht schon der erste schwere Punkt. Klar wir könnten von Haus zu Haus gehen dennoch bin ich sicher : am Ende hätten wir 200 versch. Termine an denen maximal 10 % der Besucher könnten respektive kämen – denn nur weil man Zeit hat, geht man nicht zwnagsläufig auch hin.
Zurück zur eigentlichen Frage nach dem WANN
a) wann paßt es -auch vom Wetter her – am Besten – wann gibt es im direkten Umfeld Veranstaltungen die Uns die Besucher streitig machen könnten , wo sind Mitglieder des Vereins eingebunden und
b) wann kann die Musik ( besonders wichtig beim Open Air Konzert) – die warten ja nicht nur auf Uns
c) wer aus dem Verein hat Zeit und kann genau dann auch helfen im Vorfeld bei der Planung aber auch am eigentlich Tag
Dann geht es an die schriftliche Planung, angefangen wird es mit dem Antrag auf Genehmigung einer Veranstaltung , Antrag bei der Gema, dazu die Genehmigung für den Ausschank ( Getränke/Essen) sowie die Erlaubnis zum Aufhängen von Plakaten.
Dann werden Plakate erstellt, gedruckt und aufgehängt – nicht nur vor der eigenen Haustür sondern auch in umliegenden Dörfern usw. selbiges gilt für Flyer die in jeden Haushalt im Dorf verteilt werden müssen.
Nun kommen wir zur tiefergehenden Geschichte : was brauchen wir an Getränken an Essen – auflisten, bestellen, wir brauchen einen Kühlwagen : bestellen und ihn passend samt Getränken abholen , Bierwagen wird auch benötigt also auch bestellen und abholen. Alles andere wie Fleisch, Brot, Brötchen, Pommes , Mayo, Servietten, Aschenbecher usw … bestellen und abholen. Im Vorfeld alles nochmals besonders reinigen : Toilettenhäuschen, Grillhütte 4 Grills, 1 Fritteuse…. achja Freitteuse wir brauchen ja noch Pommes – gesagt getan… das alles natürlich in etwas größeren Mengenw wie für den Privathaushalt sprich man besorgt sowohl Fleisch wie auch Pommes beim Großhändler ( nein nicht vor der Tür). oooops ach ja eventuell könnte es regnen dh. wir brauchen noch Pavillons … also auch rumtelefonieren und ggf abholen ( nein auch nicht vor Ort).
Nun geht es an die helfenden Hände – im Vorfeld wurde schon geschaut wer aus dem Verein kann , aber die paar Hände retten nicht den gesamten Tag also im Umfeld schauen usw. Morgens beginnt der Aufbau dh. ALLES muss hin zum Veranstaltungsort, dann Pavillons, Tische aufbauen , Kühlwagen und Bierzapfanlage anschließen, dekorieren , Grillanheizen usw…. tagsüber/abends ist die Veranstaltung und wenn dann Alle nach Hause gehen beginnt der Abbau der meist bis in die Nacht dauert, denn es muss alles wieder sicher verstaut werden und vor allem Alle Maschinen etc müssen wieder nach Hause.
Am nächsten Tag beginnt dann das sortieren und aufräumen, übriggebliebene Lebensmittel müssen rückgeführt bzw verteilt werden, Bierwagen, Kühlwagen etc zurück, Getränke und Fleisch abgerechnet werden , Buchführung ist auch ein nettes Thema . Alles in Allem gehen für so eine Veranstaltung locker 8 Arbeitstage an Stunden drauf – die man in seiner Freizeit so nebenher neben Familie und Haushalt absolviert.
Dann lehnt man sich zurück schnauft 2x tief durch und ja genau : beginnt mit der Planung für die nächste Veranstaltung.
